Friday, 21 March 2014
Wednesday, 9 October 2013
Cerita Kampus 1
Haii guys udah lama banget gw kagak ngeblog, secara biasanya tiap minggu gw upluod tugas tugas kuliah gw, bukan inisiatif gw tapi emang disuruh sama dosennya. hahahahahaa
Berhubung kemaren sekitar 4 bulanan (wuidih) 4 bulan liburan, nah mulai pertengahan september kemaren udah masuk perkuliahan umum. And do you know? sampe sekarang, hingga tulisan ini diturunkan (ceilleehh bahasa koran banget) yaitu sudah memasuki minggu keempat sejak dimulainya perkuliahan umum, jadwal Kuliah dan praktikum masih ACAK KADUTT, you know that, itu menyakitkan, menyakitkan banget khususnya buat gw mahasiswi SS, alias Sok Sibuk, ya secara komitmen gw untuk semester 5 ini (iya, gw udah semesterr 5, udah tua, Stop hina !) adalah Kuliah lancar, profesional organisasi, dan duit mengalir (alias kerja part time juga). Tapi sekarang bayangin, gw minta kalian bayangin, ketika di minggu pertama gw dapet jadwal kuliah, dan gw dengan senang hati karena jadwal kuliah gak padet, ya gak padet, itungannya cuman hari senen, rabu, jumat sama sabtu gw kuliah, tapi itu baru jadwal kuliah teori doang, yang jadwal praktikum belum keluar, adem deh yah gw menyesuaikan dengan jadwal parttime gw, setelah 1 minggu dimulai perkuliahan umum, dan satu minggu itu pulalah gw dan teman teman sekelas gw gak ada yg dapet materi kuliah. (why? dosennya kagak dateng, alasannya minggu pertama itu belum kondusif untuk kegiatan belajar mengajar, ngakakk ). Mulai masuklah minggu kedua, dimana dosennya udah mulai mau masuk ngajar, beberapa sih... belum semuanya, tapi beberapa itu pula yg udah resek ngubah ngubah jadwal, alasannya ada urusan , ada ngajar kelas lain,ada yg harus ini, itu, bla bla bla (iyyaa kita sebagai mahasiswa ngerti kok... semangat ya pak bu ) dan mulai lah gw sedikit pusing dengan schedule yg berubah lagi, sempet gak enak sama rekan satu kantor gw, jadwal gw ngshift dikantor (alias gamenet) berubah ubah terus. tapi ya gimana lagi....
Memasuki minggu ketiga yang amazing, dimana jadwal praktikum keluar, bayangin ya, bayangin lagi, gw ambil 4 mata kuliah praktikum, dimana totalnya itu 6 SKS, 1 SKS praktikum itu 100 menit., dan itu cukup ngabisin waktu luang gw buat kerja, endingnya gw ngurangin jadwal gw kerja. yg tadinya ngeshift 5 kali seminggu jadi cuman 3 kali. (duh duit gw kagak mulus )
memasuki minggu keempat, udah jadwal padet, masih aja ada dosen yg resek main gonta ganti jadwal, hello emangnya sini mahasiswa kupu kupu?? mahasiswa kuliah pulang kuliah pulang, yang selalu bisa menyesuaikan jadwal yang dikasih ke kita, sini mahasiswa kuker (kurang kerjaan ) makanya kami kerja.
Alhasil dari jadwal kuliah yg ACAKKADUT tadi, gw terancam resign, karena gw gak bisa lagi nyempatin waktu buat part time. padahal disisi lain, selain gw kerja disini, gw juga lagi ngamatin sistem informasi billing yang dipake di gamenet tempat gw kerja parttime, tugas kuliah juga. Nah sekarang gw bingung kan? antara resign, ora gw akan banyak banget absen, taruhannya nilai semester 5 #FeelingBad
Tuesday, 3 September 2013
Teh Hangat di Meja itu
Dan Lily tidak perlu bertanya, karena kata mereka jika Rio mencintai , sayang atau apalah itu namanya, Rio tidak akan tega membuat Lily kecewa, karena cinta, sayang , atau apalah itu namanya, hanyalah sebuah kederhanaan rasa... dan Lily tidak perlu bertanya, ketika Rio kemudian sudah tidak peduli padanya, maka beranjaklah Lily untuk pergi, dia kemudian mengambil tasnya, meninggalkan Rio , dan setengah gelas teh hangat yang baru dipesannya diatas meja, tempat dimana beberapa detik yang lalu Lily mengalami jalan buntu untuk mengetahui apa yang sedang Rio rasakan. Lily melangkahkan kakinya cepat, sembari dia masih mengharapkan suara Rio terdengar keras memanggil namanya,setidaknya untuk menghentikannya. Tapi hawa dingin di luar caffe itu membuat Lily kemudian terhenti tepat didepan pintu , tersadar dia bahwa dia telah keluar dari caffe itu sendirian, tanpa Rio, tanpa kejaran Rio, bahkan tanpa teriakan Rio. "Cinta itu kesabaran",didengarnya suara entah dari mana asalnya, "cinta itu memahami", muncul lagi suara itu, "Cinta itu Keikhlasan " kemudian semakin banyak "cinta itu rela disakiti" , "Katanya kamu cinta" , " katanya kamu sayang ", "harusnya kamu tunggu dia" , "dia hanya jenuh"," dia masih butuh kamu", "jangan tinggalkan dia", "buktikan cintamu bahwa kamu setia", sampai sakit telinga Lily mendengar suara suara itu. Lily memejamkan mata, dan semua suara itu mendadak hilang, Lily kemudian membuka matanya kembali, Lily berbalik arah kemudian berlari menuju meja dimana dia meninggalkan teh hangatnya bersama Rio, namun yang ada disana hanya secangkir teh hangatnya, Rio sudah meninggalkan meja itu tak lama setelah Lily pergi, dan Lily sebenarnya sudah tau, untuk itu mengapa Lily tadi tidak perlu bertanya, suara suara yang membawanya berbalik ke meja ini hanya lah suara cintanya kepada Rio, suara didalam Hati lily masih berpihak pada Rio, tapi sekali lagi, Lily tidak perlu bertanya, karena lily tau jelas, ketika Rio tidak menginginkan dirinya hadir dikehidupan Rio, maka Lily akan melepaskannya, agar Rio bisa bahagia. Cinta, sayang , atau apalah itu... hanyalah sebuah kesederhanaan rasa untuk membuat orang lain bahagia
Sunday, 4 August 2013
Baru 2 Jam
Baru 2 jam
Aku duduk dikursi kerja ini menghabiskan waktu
Baru 2 jam, aku sudah rasakan lama
Berbeda saat biasanya kamu temani aku
Pesanmu maksudku
Yang temani dan bersenandung
"Ayo solat dulu"
Biasanya begitu tiba tiba
atau
dulu sebelum aku sering duduk di kursi ini
pesanmu masuk "Jupee"
suka sekali kamu panggil aku begitu
panggilan dipesanmu maksudku
tapi dulu aku tidak suka saat kamu ganggu
-------------------------------------
Betapa Tuhan dengan mudahnya membolak balikkan hati
-------------------------------------
berbeda dengan sekarang
dalam diam aku berharap pesanmu masuk
kemudian aku akan balas pesanmu
--------------------------------------
banyak sekali aku ingin tumpahkan
dalam pesanku
"Hai laki laki tampan, aku kini menyukaimu, masihkah kamu menyukaiku seperti dulu?"
tapi aku bukan wanita yang terlalu berani
dan tidak pernah kukirimkan pesan seperti itu
tapi aku yakin kamu sudah tau jelas tentang tumpahan perasaanku
perasaan jatuh cinta
--------------------------------------
Kemudian aku lupa
terlupa saat aku sering menyakitimu dulu
saat pesanmu masuk
"aku sayang sama kamu, tapi sepertinya aku harus pupuskan perasaan ini, biar aku tidak sakit hati"
dan aku hanya bingung
----------------------------------------
harusnya saat itu aku beranikan diri untuk membalas pesanmu
"Tunggu aku, Tunggu aku membuka hati untukmu, mungkin agak lama, aku baru saja mengalami patah hati yang menguras pikiranku, menyulut emosiku, membutakan semua hal indah didepan mataku. Tunggu aku, mungkin agak lama"
tapi sayang, tidak pernah kukirimkan pesan seperti itu
tapi harusnya kamu dulu sudah tau jelas tentang perasaanku
perasaan apalah itu namanya
-----------------------------------------
kemudian yang terbalaskan dalam pesanku hanyalah
"aku bingung"
dan akhirnya kamupun benar benar pupuskan perasaanmu untukku
------------------------------------------
Aku tidak pernah menyesal dengan apa yang kulakukan
aku tau Tuhan punya maksud membalikkan hatiku, dan membalikkan hatimu
-------------------------------------------
Kini 2 jam telah berlalu menjadi 3 jam
tanpa pesanmu
hanya kuhabiskan dengan menulis ini
menulis saksi bahwa aku telah jatuh hati padamu
meski kemudian harus patah
meski kemudian harus terluka
.
Aku duduk dikursi kerja ini menghabiskan waktu
Baru 2 jam, aku sudah rasakan lama
Berbeda saat biasanya kamu temani aku
Pesanmu maksudku
Yang temani dan bersenandung
"Ayo solat dulu"
Biasanya begitu tiba tiba
atau
dulu sebelum aku sering duduk di kursi ini
pesanmu masuk "Jupee"
suka sekali kamu panggil aku begitu
panggilan dipesanmu maksudku
tapi dulu aku tidak suka saat kamu ganggu
-------------------------------------
Betapa Tuhan dengan mudahnya membolak balikkan hati
-------------------------------------
berbeda dengan sekarang
dalam diam aku berharap pesanmu masuk
kemudian aku akan balas pesanmu
--------------------------------------
banyak sekali aku ingin tumpahkan
dalam pesanku
"Hai laki laki tampan, aku kini menyukaimu, masihkah kamu menyukaiku seperti dulu?"
tapi aku bukan wanita yang terlalu berani
dan tidak pernah kukirimkan pesan seperti itu
tapi aku yakin kamu sudah tau jelas tentang tumpahan perasaanku
perasaan jatuh cinta
--------------------------------------
Kemudian aku lupa
terlupa saat aku sering menyakitimu dulu
saat pesanmu masuk
"aku sayang sama kamu, tapi sepertinya aku harus pupuskan perasaan ini, biar aku tidak sakit hati"
dan aku hanya bingung
----------------------------------------
harusnya saat itu aku beranikan diri untuk membalas pesanmu
"Tunggu aku, Tunggu aku membuka hati untukmu, mungkin agak lama, aku baru saja mengalami patah hati yang menguras pikiranku, menyulut emosiku, membutakan semua hal indah didepan mataku. Tunggu aku, mungkin agak lama"
tapi sayang, tidak pernah kukirimkan pesan seperti itu
tapi harusnya kamu dulu sudah tau jelas tentang perasaanku
perasaan apalah itu namanya
-----------------------------------------
kemudian yang terbalaskan dalam pesanku hanyalah
"aku bingung"
dan akhirnya kamupun benar benar pupuskan perasaanmu untukku
------------------------------------------
Aku tidak pernah menyesal dengan apa yang kulakukan
aku tau Tuhan punya maksud membalikkan hatiku, dan membalikkan hatimu
-------------------------------------------
Kini 2 jam telah berlalu menjadi 3 jam
tanpa pesanmu
hanya kuhabiskan dengan menulis ini
menulis saksi bahwa aku telah jatuh hati padamu
meski kemudian harus patah
meski kemudian harus terluka
.
Wednesday, 17 July 2013
Referensi organisasi 1
pengen tau tentang aturan* surat menyurat dalam organisasi, sambil gw searching* , dan gw simpen di binder gw ini... chekidot
PENDAHULUAN
‘Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi, seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.”
(QS. Ash-Shaff : 4)
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris, kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat-menyurat, pengagendaan, pengetikan, dan kearsipan. Dalam kenyataannya, bidang kerja kesekretariatan sangat banyak, baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental.
Tugas Pokok Kesekretariatan
Apapun nama dan bentuknya, kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah:
Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi.
Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari.
Pengelolaan fisik sekretariat. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. Semakin nyaman tempatnya, akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah.
DESKRIPSI KERJA
DAN PIKET
Deskripsi Kerja
Administrasi
Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat
Membuat surat-surat keluar
Catatan :
Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing
Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian
Susunan pengurus
Biodata
Struktur
AD/ART dan
Arsip–arsip penting lainnya
Mendokumentasikan contact person
Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu
Kerumahtanggaan
Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
Mengatur jadwal pemakaian ruangan
Membantu memfasilitasi setiap rapat
Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
Mendaftar tamu
Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan
Perlengkapan
Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
Memantau kebutuhan kesekretariatan
Piket
Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk
Mengarsipkan ke pos dokumen
Menerima telepon
Menerima tamu
Memfasilitasi rapat
Menulis surat yang diperlukan segera
Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan
Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ
Mengirim surat-surat via pos, faksimile, atau e-mail
Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan
Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan)
melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri
melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri
SURAT MENYURAT
Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yang kami hormati
………………………….
………………………….
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan
…………….
…………….
Inisial
Tanggal Surat
Nomor Surat
Surat yang dikeluarkan Departemen:
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007
Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen:
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007
Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen)
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007
Catatan:
à Bila tidak ada lampiran, kata Lampiran tidak usah dituliskan
Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode:
NO PIHAK PENGELUAR SURAT KODE
01 Gubernur GM
02 Sekretaris Umum SU
03 Bendahara Umum BU
04 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga KRT
05 Biro Wirausaha WR
06 Departemen Internal Organisasi DK
07 Departemen Kajian Ekonomi HM
08 Departemen Humas Dan Media MB
09 Departemen Minat dan Bakat DHM
Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan:
NO JENIS SURAT KODE SURAT
1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll) PH
2 Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll) U
3 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B
4 Pengumuman P
5 Mandat M
6 Rekomendasi REK
7 Keterangan RET
8 Penugasan T
9 Ucapan UP
10 Memo MO
11 Nota NT
12 Pernyataan PN
13 Kerjasama KS
14 Balasan SB
15 Surat Keputusan SK SK
16 Internal A
17 Eksternal B
4. Perihal
Perihal : Permohonan peminjaman tempat
Hal : Pemberitahuan kegiatan
5. Lampiran
Lampiran: Lima berkas
Lamp. : Satu lembar
6. Alamat
Contoh alamat (dalam) yang benar:
Ykh. Ir. Latif
Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210
Atau
Yang kami hormati
Bapak Budiman
Jalan Teuku Umar No. 24
Jakarta Pusat
Atau
Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara
Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,
Salam Pramuka,
8. Isi Surat
- . Pembuka Surat
Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI, kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan …
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. 007/SB/Kes-i/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE, dengan ini kami beritahukan bahwa …
-. Isi Surat
Terserah Anda dong
-. Penutup
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Salam Penutup
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan
Contoh:
Yuli Widy Astono,SP
Ketua Umum
Fedriyansyah, PS
Sekertaris Jenderal
Tembusan
Tembusan:
Ketua Umum
Sekretaris jendral
Kepala Biro Kesekretariatan
Sdr. Suryani, S.Si
ATURAN PENANDATANGAN
Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE
Dikeluarkan oleh Ketua Daerah
stempel (BEM memiliki stempel
Sendiri)
Gubernur Mahasiswa Sekretaris Umum
Dikeluarkan oleh Departemen
stempel
Gubernur Mahasiswa Ka. Departemen
atau:
Ka. Departemen Sekretaris Departemen
Mengetahui,
stempel
Gubernur Mahasiswa
Catatan:
stempel harus terkena Tanda tangan
Dikeluarkan mengatas namakan
stempel di kanan TTD Ketum
REKAPITULASI SURAT KELUAR
No Tgl Surat Nomor Surat Perihal/
Berita Tujuan Ket
AGENDA SURAT MASUK
No Tgl Masuk Tgl Surat Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada Ket
Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat, Telp, dan E-mail)
Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masing-masing, tidak bersifat central. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. 001
Formulir Penerimaan Telepon
Formulir Penerimaan Tamu
PERHATIAN
Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE
No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan
1. 01.02/DK/ 93 Telepon
1
Metode Arsipasi
No Bentuk laporan (periode……….)
1. Pernyataan Sikap
2. Surat keluar
3. Surat masuk
4 Notulensi
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Biro Kesekretariatan BEM FE
Nama peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tangan Peminjam Tanda tangan pengembaliaan
PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN
Proposal adalah usulan. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan
Banyak jenis proposal kegiatan, tergantung pada jenis kegiatan yang akan dilakukan. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan, tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan.
Dalam penyusunan proposal kegiatan, ada hal-hal yang perlu dibuat, antara lain:
Pendahuluan
Berisi latar belakang kegiatan, gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut.
Dasar Pemikiran
Dengan mengutip peraturan-peraturan, undang-undang, dsb. Jika itu kegiatan keislaman, maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur’an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan.
Landasan Operasional
Berupa surat tugas panitia, surat keputusan, program kerja, surat keputusan menteri, Uud, dll.
Tujuan atau maksud Kegiatan
Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan.
Manfaat kegiatan
Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut.
Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha
Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut, misalnya: ceramah, diskusi, games, nasyid, pemutaran film, muhasabah, dll.
Waktu dan Tempat Kegiatan
Mengenai rencana waktu dan tempat, berupa hari dan tanggal, waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan.
Peserta (Anggota/Sasaran)
Menentukan peserta (sasaran) kegiatan, disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan.
Panitia (Pengurus)
Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau pengurus kegiatan. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan, dll.
Penceramah/Pembicara/Instruktur
Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.
Materi atau Topik-topik Pembahasan
Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang.
Sumber dana (Pemodalan)
Bebrapa alternatif renacna sumber dana, antara lain biasanya berasal dari saldo kas, donatur, dana pemerintah atau swasta, dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal.
Pemasaran
Membuat rencana pemasaran, baik menyangkut sistem, jangka waktu, sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan),
Pembagian Keuntungan
Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana)
Pengembangan Usaha
Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. Misal: dengan menambah jenis produk, memperluas jaringan pemasaran, melibatkan lebih banyak donatur,dsb.
Anggaran Biaya
Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara).
Penutup
Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia, kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait.
Setelah penutup, di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal).
Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan, seperti:
Susulan kepanitiaan (penasehat, pembina, tim pengarah/SC, panitia pelaksanaan/OC)
Anggaran biaya, ditandatangani oleh bendahara
susunan acara
Jika acara belum dapat dipastikan, dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan.
Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan.
Laporan Kegiatan
Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu;
Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali, contoh: susunan panitia. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya.
Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan, masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan.
Evaluasi kegiatan, sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa.
Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya.
Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan, seperti :
Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut.
Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan.
Rekapitulasi surat menyurat, baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang masuk ke panitia.
Dokumentasi, dapat berupa foto-foto kegiatan.
Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa.
PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA
Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
Amplop Surat
Dalam pengetikan amplop, nomor surat diketik di sudut kiri atas, sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.
Contoh:
Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat), penulisan nomor surat di bawah kop surat. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas.
Tanda Bukti
Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi)
Contohnya:
Formulir Pendaftaran
Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Bila biodata lebih dari satu lembar, sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah, atau menyediakan waktu khusus yang cukup. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif.
Lain-lain yang Cukup Mendukung
a. Format Absensi Rapat
Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat, waktu dan tempat, pemimpin rapat, nomor urut, nama, utusan, jabatan, tanda tangan.
b. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen)
Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan.
c. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan
Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, nomor urut, nama, utusan, dan tanda tangan.
d. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota
Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan, untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan).
e. Kwitansi
Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi.
f. Piagam Penghargaan
Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang, selain panitia/pengurus.
g. Format Riwayat Hidup
Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya, perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan, juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal, pengalaman organisasi, dan pengalaman kerja. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan.
h. Lain-lain yang dianggap pelru, seperti: daftar petugas piket; daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi; format rekapitulasi peserta rapat harian; dan lain-lain.
copy from http://budirich.wordpress.com/2008/11/24/penomoran-dalam-surat/
sumber copy from http://nurfitriekhoirunnisa.blogspot.com/2012/07/sop-penomoran-dan-pembuatan-surat.html
PENDAHULUAN
‘Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi, seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.”
(QS. Ash-Shaff : 4)
Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris, kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat-menyurat, pengagendaan, pengetikan, dan kearsipan. Dalam kenyataannya, bidang kerja kesekretariatan sangat banyak, baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental.
Tugas Pokok Kesekretariatan
Apapun nama dan bentuknya, kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah:
Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi.
Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari.
Pengelolaan fisik sekretariat. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. Semakin nyaman tempatnya, akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah.
DESKRIPSI KERJA
DAN PIKET
Deskripsi Kerja
Administrasi
Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat
Membuat surat-surat keluar
Catatan :
Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing
Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian
Susunan pengurus
Biodata
Struktur
AD/ART dan
Arsip–arsip penting lainnya
Mendokumentasikan contact person
Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu
Kerumahtanggaan
Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
Mengatur jadwal pemakaian ruangan
Membantu memfasilitasi setiap rapat
Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
Mendaftar tamu
Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan
Perlengkapan
Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
Memantau kebutuhan kesekretariatan
Piket
Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk
Mengarsipkan ke pos dokumen
Menerima telepon
Menerima tamu
Memfasilitasi rapat
Menulis surat yang diperlukan segera
Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan
Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ
Mengirim surat-surat via pos, faksimile, atau e-mail
Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan
Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan)
melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri
melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri
SURAT MENYURAT
Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yang kami hormati
………………………….
………………………….
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan
…………….
…………….
Inisial
Tanggal Surat
Nomor Surat
Surat yang dikeluarkan Departemen:
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007
Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen:
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007
Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen)
Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007
Contoh:
Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007
Catatan:
à Bila tidak ada lampiran, kata Lampiran tidak usah dituliskan
Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode:
NO PIHAK PENGELUAR SURAT KODE
01 Gubernur GM
02 Sekretaris Umum SU
03 Bendahara Umum BU
04 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga KRT
05 Biro Wirausaha WR
06 Departemen Internal Organisasi DK
07 Departemen Kajian Ekonomi HM
08 Departemen Humas Dan Media MB
09 Departemen Minat dan Bakat DHM
Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan:
NO JENIS SURAT KODE SURAT
1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll) PH
2 Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll) U
3 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B
4 Pengumuman P
5 Mandat M
6 Rekomendasi REK
7 Keterangan RET
8 Penugasan T
9 Ucapan UP
10 Memo MO
11 Nota NT
12 Pernyataan PN
13 Kerjasama KS
14 Balasan SB
15 Surat Keputusan SK SK
16 Internal A
17 Eksternal B
4. Perihal
Perihal : Permohonan peminjaman tempat
Hal : Pemberitahuan kegiatan
5. Lampiran
Lampiran: Lima berkas
Lamp. : Satu lembar
6. Alamat
Contoh alamat (dalam) yang benar:
Ykh. Ir. Latif
Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210
Atau
Yang kami hormati
Bapak Budiman
Jalan Teuku Umar No. 24
Jakarta Pusat
Atau
Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara
Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,
Salam Pramuka,
8. Isi Surat
- . Pembuka Surat
Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI, kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan …
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. 007/SB/Kes-i/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE, dengan ini kami beritahukan bahwa …
-. Isi Surat
Terserah Anda dong
-. Penutup
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Salam Penutup
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan
Contoh:
Yuli Widy Astono,SP
Ketua Umum
Fedriyansyah, PS
Sekertaris Jenderal
Tembusan
Tembusan:
Ketua Umum
Sekretaris jendral
Kepala Biro Kesekretariatan
Sdr. Suryani, S.Si
ATURAN PENANDATANGAN
Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE
Dikeluarkan oleh Ketua Daerah
stempel (BEM memiliki stempel
Sendiri)
Gubernur Mahasiswa Sekretaris Umum
Dikeluarkan oleh Departemen
stempel
Gubernur Mahasiswa Ka. Departemen
atau:
Ka. Departemen Sekretaris Departemen
Mengetahui,
stempel
Gubernur Mahasiswa
Catatan:
stempel harus terkena Tanda tangan
Dikeluarkan mengatas namakan
stempel di kanan TTD Ketum
REKAPITULASI SURAT KELUAR
No Tgl Surat Nomor Surat Perihal/
Berita Tujuan Ket
AGENDA SURAT MASUK
No Tgl Masuk Tgl Surat Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada Ket
Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat, Telp, dan E-mail)
Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masing-masing, tidak bersifat central. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. 001
Formulir Penerimaan Telepon
Formulir Penerimaan Tamu
PERHATIAN
Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE
No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan
1. 01.02/DK/ 93 Telepon
1
Metode Arsipasi
No Bentuk laporan (periode……….)
1. Pernyataan Sikap
2. Surat keluar
3. Surat masuk
4 Notulensi
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Biro Kesekretariatan BEM FE
Nama peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tangan Peminjam Tanda tangan pengembaliaan
PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN
Proposal adalah usulan. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan
Banyak jenis proposal kegiatan, tergantung pada jenis kegiatan yang akan dilakukan. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan, tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan.
Dalam penyusunan proposal kegiatan, ada hal-hal yang perlu dibuat, antara lain:
Pendahuluan
Berisi latar belakang kegiatan, gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut.
Dasar Pemikiran
Dengan mengutip peraturan-peraturan, undang-undang, dsb. Jika itu kegiatan keislaman, maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur’an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan.
Landasan Operasional
Berupa surat tugas panitia, surat keputusan, program kerja, surat keputusan menteri, Uud, dll.
Tujuan atau maksud Kegiatan
Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan.
Manfaat kegiatan
Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut.
Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha
Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut, misalnya: ceramah, diskusi, games, nasyid, pemutaran film, muhasabah, dll.
Waktu dan Tempat Kegiatan
Mengenai rencana waktu dan tempat, berupa hari dan tanggal, waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan.
Peserta (Anggota/Sasaran)
Menentukan peserta (sasaran) kegiatan, disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan.
Panitia (Pengurus)
Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau pengurus kegiatan. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan, dll.
Penceramah/Pembicara/Instruktur
Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.
Materi atau Topik-topik Pembahasan
Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang.
Sumber dana (Pemodalan)
Bebrapa alternatif renacna sumber dana, antara lain biasanya berasal dari saldo kas, donatur, dana pemerintah atau swasta, dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal.
Pemasaran
Membuat rencana pemasaran, baik menyangkut sistem, jangka waktu, sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan),
Pembagian Keuntungan
Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana)
Pengembangan Usaha
Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. Misal: dengan menambah jenis produk, memperluas jaringan pemasaran, melibatkan lebih banyak donatur,dsb.
Anggaran Biaya
Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara).
Penutup
Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia, kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait.
Setelah penutup, di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal).
Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan, seperti:
Susulan kepanitiaan (penasehat, pembina, tim pengarah/SC, panitia pelaksanaan/OC)
Anggaran biaya, ditandatangani oleh bendahara
susunan acara
Jika acara belum dapat dipastikan, dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan.
Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan.
Laporan Kegiatan
Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu;
Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali, contoh: susunan panitia. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya.
Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan, masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan.
Evaluasi kegiatan, sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa.
Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya.
Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan, seperti :
Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut.
Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan.
Rekapitulasi surat menyurat, baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang masuk ke panitia.
Dokumentasi, dapat berupa foto-foto kegiatan.
Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa.
PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA
Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
Amplop Surat
Dalam pengetikan amplop, nomor surat diketik di sudut kiri atas, sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.
Contoh:
Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat), penulisan nomor surat di bawah kop surat. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas.
Tanda Bukti
Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi)
Contohnya:
Formulir Pendaftaran
Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Bila biodata lebih dari satu lembar, sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah, atau menyediakan waktu khusus yang cukup. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif.
Lain-lain yang Cukup Mendukung
a. Format Absensi Rapat
Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat, waktu dan tempat, pemimpin rapat, nomor urut, nama, utusan, jabatan, tanda tangan.
b. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen)
Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan.
c. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan
Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, nomor urut, nama, utusan, dan tanda tangan.
d. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota
Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan, untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan).
e. Kwitansi
Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi.
f. Piagam Penghargaan
Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang, selain panitia/pengurus.
g. Format Riwayat Hidup
Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya, perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan, juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal, pengalaman organisasi, dan pengalaman kerja. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan.
h. Lain-lain yang dianggap pelru, seperti: daftar petugas piket; daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi; format rekapitulasi peserta rapat harian; dan lain-lain.
copy from http://budirich.wordpress.com/2008/11/24/penomoran-dalam-surat/
SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT
1.1. Format Penomoran Surat Keluar
Format surat dan sistem penomoran surat yang
digunakan antara lain:
a.
Surat
Keputusan (SK) :
01 (kode nomor surat)
b.
Surat Undangan
(SU) :
02
c.
Surat
Permohonan (SPm) : 03
d.
Surat
Pemberitahuan (SPb) : 04
e.
Surat
Peminjaman (SPp) : 05
f.
Surat
Pernyataan (SPn) : 06
g.
Surat
Mandat (SM) : 07
h.
Surat Tugas
(ST) : 08
i.
Surat
Keterangan (SKet) : 09
j.
Surat
Rekomendasi (SR) : 10
k.
Surat Balasan
(SB) : 11
1.2.
Surat yang
dikeluarkan oleh Sekretaris
Contoh :
No : 08.1/ST/BMDTP/I/2012
Keterangan :
08 :
Kode nomor surat
1 :
Nomor urutan surat yang dikeluarkan
ST :
Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan,
lihat
format surat di atas)
BMDTP :
Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I :
Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012 :
Tahun berjalan
1.3.
Surat selain surat yang dikeluarkan
Sekretaris
a.
Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap
Departemen)
Contoh :
Nomor : 02.1/SU/DEPT.II/BMDTP/II/2011
Keterangan :
02 :
Kode nomor surat
1 :
Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SU :
Surat Undangan (lihat format surat di atas)
DEPT.II : Nama badan/departemen yang
mengeluarkan surat
HMTP :
Nama lembaga yang menaungi badan/dept
II :
Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012 :
Tahun berjalan
Kode untuk nama badan/dept yang mengeluarkan
surat :
1)
LITBANG : Tim Penelitian dan Pengembangan
2)
DEPT.I : Departemen Dalam Negeri
3)
DEPT.II : Departemen Luar Negeri
4)
DEPT.III : Departemen Pendidikan dan
Pelatihan
5)
DEPT.IV : Departemen Minat dan Bakat
6)
DEPT.V : Departemen Pengabdian Masyarakat
Nb :
Sekretaris departemen harus selalu
mengarsipkan surat keluar dan surat masuk di departemennya yang kemudian diserahkan
kepada sekretaris BMDTP.
b.
Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia
pelaksana kegiatan)
Contoh :
Nomor : 05.1/S.Pp/SOCIAL-CARE/DEPT.V/BMDTP/II/2012
Keterangan :
05 :
Kode nomor surat
1 :
Nomor urutan surat yang dikeluarkan
S.Pp :
Surat Peminjaman (lihat format surat di atas)
SOCIALCARE :
Nama kegiatan
DEPT.V :
Nama badan / dept yang mengadakan kegiatan
BMDTP : Nama lembaga yang
menaungi badan / dept
II :
Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012 :
Tahun berjalan
Nb :
1.
Nomor surat keluar yang dibuat oleh
departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris departemen, kemudian
dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.
2.
Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat
Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.
1.4.
Mekanisme Surat Menyurat
1. Aturan untuk surat
peminjaman tempat :
a. Ruang Kuliah
Ditujukan kepada Dosen Kemahasiswaan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
b. Ruang Seminar
Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah
disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan
c.
Ruangan di Jurusan Lain
Ditujukan kepada Ketua Jurusan
yang dituju
2. Aturan untuk surat
perizinan acara di kampus
Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah
disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan
3. Untuk surat-surat
yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan.
4. Setiap pengajuan
dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan KOP BMDTP UNDIP.
5. Semua surat yang di
terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau kesektretariatan.sumber copy from http://nurfitriekhoirunnisa.blogspot.com/2012/07/sop-penomoran-dan-pembuatan-surat.html
Subscribe to:
Posts (Atom)